Wszechobecna cyfryzacja, niesie ze sobą wiele rozwiązań, mających na celu ułatwienie nam codziennego życia. Czajniki sterowane smartfonami, oświetlenie włączające się o wybranej przez nas porze, czy inteligentne systemy ogrzewania nie budzą już zbytniego zdziwienia. Nowoczesne rozwiązania mogą także znacząco poprawić jakość oraz komfort naszej pracy. Systemy informatyczne od wielu lat wykorzystywane są w profesjach, w których niezbędna jest dokładność, oraz znajomość wielu skomplikowanych przepisów, chociażby w księgowości.  Co jednak w przypadku ochrony danych osobowych? Wszak musimy pamiętać, że w tym przypadku skuteczne postępowanie z danymi osobowymi, polega na współpracy wielu osób – począwszy od Inspektora Ochrony Danych, poprzez dział Kadr i dział IT, kończąc na dziale obsługi klienta! Czy dla tak skomplikowanych działań, powstało rozwiązanie ułatwiające codzienne zadania? Oczywiście że tak! W naszym artykule krótko opiszemy niektóre z rozwiązań oferowanych przez platformę SYSABI.

Analiza ryzyka – największa zmora w ochronie danych osobowych

Jeżeli miałeś kiedyś styczność z analizą ryzyka, zapewne wiesz jak żmudny i skomplikowany to proces. Inwentaryzacja aktywów, wybór odpowiednich zagrożeń, odpowiednie wyliczenie prawdopodobieństwa i samego ryzyka. Dla wielu organizacji jest to największe wyzwanie związane z ochroną danych osobowych! Wymaga ono nie tylko dokładności, ale przede wszystkim rozległej wiedzy w wielu obszarach, jak chociażby bezpieczeństwo IT. Jeżeli chcesz aby analiza ryzyka przestała spędzać Ci sen z powiek, polecamy korzystanie z platformy SYSABI. Dzięki zastosowaniu zaawansowanych algorytmów oraz bogatej bazie zagrożeń, będziesz w stanie szybko i wygodnie dokonać analizy ryzyka!

Macierz

Problemy ze współpracą w ochronie danych osobowych

Ochrona Danych Osobowych, to niesamowicie szerokie i skomplikowane pojęcie. Mnogość ustaw, rozporządzeń i konieczność posiadania dużej wiedzy z wielu dziedzin sprawia, że dla wielu firm jest ona nie lada wyzwaniem. Wykonywanie codziennych zadań z nią związanych, jest bardzo czasochłonne i zazwyczaj wymaga współpracy wielu osób. Ogromnym problemem związanym z Ochroną Danych Osobowych w wielu firmach, okazuje się brak lub nieskuteczna komunikacja, pomiędzy zaangażowanymi w nią działami i pracownikami. Zbyt wolny przepływ informacji, skutecznie spowalnia wykonywanie nawet prostych zadań!

Wykorzystując SYSABI, możesz współpracować w grupie do 5 użytkowników! Dzięki temu zarówno Inspektor Ochrony Danych, jak i dział Kadr lun dział IT będą mogły współpracować nad skuteczną ochroną danych osobowych w twojej organizacji!

SYSABI wspomaga firmy pracujące w duchu EKO

Proces Ochrony Danych Osobowych generuje ogromne ilości papierowej dokumentacji. Jest to niepraktyczne między innymi przez wzgląd na to, że owa dokumentacja zajmuję bardzo dużo miejsca w naszych firmach. Wyobrażasz sobie jak wiele przestrzeni zyskałaby Twoja organizacja, mogąc pozbyć się chociażby części metalowych szaf w których przechowywane są dokumenty? Jednakże to nie jedyny powód! Coraz więcej organizacji, chce iść z popularnym nurtem EKO. Ogromne ilości papieru oraz tuszu, wykorzystywane do prowadzenia dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych zdecydowanie mu nie sprzyjają! Z pomocą platformy SYSABI, całą niezbędną dokumentację taką jak żądania, upoważnienia, czy nawet umowy powierzenia możesz generować i przechowywać elektronicznie! Nie tylko sprawi to, że nie będziesz musiał spędzać swojego czasu na szukanie dokumentów – jest to także dobre dla naszej planety!

Upoważnienia

Rozliczalność – bez tego ani rusz!

Na samym wstępie, wyjaśnijmy sobie – czym tak w zasadzie jest rozliczalność?

„Rozliczalność nakłada na administratora danych ciężar dowodowy, polegający na konieczności wykazania przez niego zarówno przed organem nadzorczym, jak również przed podmiotem danych, dowodów na przestrzeganie wszystkich zasad przetwarzania danych.”

Oznacza to tyle, że w trakcie kontroli UODO, musisz przedstawić kontrolerowi jasne dowody na to, że twoja organizacja przestrzega wymogów RODO. Zazwyczaj podczas takich kontroli, konieczne jest wyszukiwanie odpowiednich dokumentów papierowych, co jest czasochłonne i generuje dodatkowy stres!  Dzięki rozwiązaniom zastosowanym w SYSABI, raz na zawsze będziesz mógł zapomnieć o nerwach i gorączkowych poszukiwaniach dokumentacji podczas kontroli UODO.  

Zobacz w jaki sposób SYSABI pomaga spełnić obowiązek rozliczalności:

  • Elektroniczne prowadzenie rejestrów czynności
  • Elektroniczne prowadzenie rejestrów kategorii
  • Prowadzenie rejestru upoważnień, wraz z ich elektronicznym generowaniem oraz możliwością podpisania za pomocą wiadomości e-mail.
  • Elektroniczny rejestr umów powierzenia
  • Elektroniczna obsługa i rejestracja żądań

Dzięki temu, wszystkie niezbędne dokumenty możesz przechowywać w sposób elektroniczny, oszczędzając pieniądze, czas i nerwy podczas kontroli!

rejestr czynności

Czy warto wykupić abonament platformy SYSABI?

Naszym zdaniem zdecydowanie warto! Używanie platformy SYSABI, może skrócić czas poświęcany na zadania związane z ochroną danych osobowych aż o 66%! Dodatkowo zdecydowanie redukuje on stres podczas kontroli UODO, ponieważ wszystkie dokumenty niezbędne do udowodnienia zgodności z RODO znajdują się w jednym miejscu.

Warto także wspomnieć o module, umożliwiającym wykonanie kompleksowej analizy ryzyka. Zdecydowanie przyspiesza on, oraz ułatwia cały ten skomplikowany proces. Dodatkowo, dostępny jest abonament SYSABI PRO+, który po za wszystkimi funkcjonalnościami platformy, zawiera także 3 dniowe, kompleksowe szkolenie Inspektora Ochrony Danych, oraz 1 dniowe szkolenie z przeprowadzania samej analizy ryzyka. Jest to świetne rozwiązanie dla firm, które chcą powierzyć obowiązki IOD jednemu ze swoich pracowników, zachowując przy tym pewność że osoba ta posiada należyte do tego kwalifikacje.